Fonte: Extraído do livrete: "TEMAS ADUANEIROS", da Federação Nacional dos Despachantes Aduaneiros, Capítulo III, de Domingos de Torre
MANUAL DE PROCEDIMENTOS DO DESPACHANTE ADUANEIRO
Seção I
Não se pode esquecer que o despachante aduaneiro é um profissional que lida com o público em geral, seja com o servidor aduaneiro, seja com tantas outras pessoas que atuam na área e que pertencem às pessoas jurídicas de direito privado, tais como representantes de armadores de navios e de agências de navegação aérea, depositários, agenciadores e operadores de carga em geral e tantas outras pessoas. E não se pode olvidar o próprio tomador de seus serviços, o importador e o exportador.
É muito conveniente, portanto, que o despachante aduaneiro se apresente trajado em condições compatíveis com a importância da profissão, pois assim ele se fará melhor representar perante todos, bem como deve tratar os servidores públicos e as demais pessoas em geral com atenção e urbanidade, pois é tendência do ser humano respeitar quem o respeita. Vale dizer: respeita e serás respeitado. Saber ouvir e saber ponderar com seus interlocutores durante o exercício de suas atividades é a chave do triunfo.
Seção II
O despachante aduaneiro, ao contatar um futuro cliente, deverá discorrer sobre os serviços que executa, mostrando a legislação que lhe confere as prerrogativas profissionais. É de todo conveniente que após o fechamento do negócio o despachante prepare um contrato de prestação de serviços pelo qual deixe exteriorizadas todas as condições pactuadas, tais como forma de trabalho, local, forma de recebimento de seus honorários, etc, pois assim evitará uma série de transtornos que normalmente ocorrem da falta de conhecimento do cliente em relação às normas que regem suas atividades profissionais.
O despachante deverá explicar ao seu cliente que existe lei estabelecendo a forma de pagamento de seus honorários, exibindo-lhe a legislação e exigindo que sua remuneração seja paga de acordo com as normas em vigor, da profissão e a do imposto sobre a renda. Deverá colher maiores dados junto ao seu Sindicato nesse sentido, se assim se fizer necessário, que então o municiará com trabalhos em tal direção. O Sindicato costuma distribuir Valores Referenciais de Honorários aos seus associados para que eles o adotem por ocasião da contratação de sua remuneração, pois eles refletem a média praticada no mercado por um certo período e isso poderá ser útil às partes pactuantes que assim poderá adotá-los e evitar cobranças exageradas ou aviltantes. Valem, pois, como Referências e isso deverá ser explicitado aos clientes que às vezes ficam em dúvida já que os honorários, como se sabe, são livremente contratados. Esses Valores Referenciais podem fazer parte do Contrato de Prestação de Serviços, antes aludido e isso como exemplo.
Não prometer o impossível ao cliente e dizer a ele de forma franca e aberta os possíveis problemas que ele poderá ter em razão da documentação que lhe está sendo apresentada e ou das dificuldades que a importação ou a exportação poderá trazer em nível operacional.
Seção III
O despachante deverá prestar contas com os seus clientes, devolvendo-lhe os documentos que pertencem ao tomador de seus serviços. Deverá extrair cópias dos documentos básicos que instruem as importações e exportações, escriturá-los e separá-los para mantê-los em boa guarda e ordem para serem exibidos à fiscalização quando solicitado. Deverá guardar, juntamente com esses documentos, a cópia da guia de recebimento de seus honorários, conhecida por “SDA" e pedir ao seu cliente que também guarde a via que lhe corresponde.
O profissional deverá envidar todos os seus esforços para executar suas tarefas da melhor forma possível, evitando que a imagem da categoria seja prejudicada.
Procurará o despachante, por outro lado, agir com a ética recomendável ao exercício de sua profissão, buscando levar ao conhecimento de seu Sindicato todas as ocorrências que julgar importantes à categoria, assim como oferecer sugestões capazes de melhorar e aprimorar os serviços aduaneiros. Deverá comunicar, também, qualquer tipo de intromissão nesses serviços por pessoas tidas como não habilitadas ou não credenciadas, buscando identificar, com precisão, os fatos, a fim de que o Sindicato possa, eventualmente, adotar as providências cabíveis.
O despachante aduaneiro deverá estar atualizado com as normas aduaneiras e não deve desconhecer os princípios básicos do Direito e de sua profissão, assim como deve ter pleno conhecimento do Estatuto Social do Sindicato ao qual pertença.
O despachante aduaneiro deverá recusar qualquer tipo de trabalho do qual suspeite ser ilegal ou que esteja em desconformidade com as normas legais, assim como deve corresponder-se, por qualquer meio, de modo claro e direto, deixando sempre registrada a posição atualizada do despacho, e demais comunicações, tais como eventuais prazos que estão próximos de vencimento, etc, a fim de cautelar e prevenir responsabilidades perante seus clientes e terceiros.
O despachante deverá ser diligente em relação aos prazos referentes ao procedimento fiscal de despacho, devendo dar conta ao seu cliente dessas ocorrências, com antecedência, sempre que possível, assim como assinar e datar as correspondências que acostam documentos relativos aos despachos ou outros procedimentos.
O despachante deverá manter espírito de concórdia e colaboração entre os membros da categoria, buscando ser solidário com seus Colegas e com eles manter, também, o padrão de ética e disciplina recomendável em relação à concorrência.
4- Dos Direitos Básicos do Despachante
O despachante tem seus direitos profissionais assegurados pela Constituição Federal do Brasil, pelas Leis e em especial pela legislação que rege suas atividades. Tem ele – a partir do momento em que é inscrito regularmente no Registro de Despachantes Aduaneiros da Secretaria da Receita Federal do Brasil, o direito de adentrar as unidades dessa Secretaria e delas sair, nos locais e horários autorizados, para exercer livremente e com plenitude suas funções profissionais.
Poderá ele acessar o SISCOMEX de qualquer local do Brasil e em qualquer horário e atuar em todos os Regimes Aduaneiros e por todas as Vias, assim como poderá exigir das autoridades públicas as informações relacionadas aos procedimentos fiscais de despacho.